Documents

ProjeQtOr intègre certaines fonctionnalités GED et vous permet de gérer des documents et de suivre l’évolution des versions de documents. Chaque document ou version de document peut ensuite être lié à un élément de ProjeQtOr (Projet, Activité ou autre).

Concepts

• Produit

Un document est un élément de référence qui donne une description d’un projet ou d’un produit.

L’élément document décrit les informations générales.

Le fichier sera stocké dans l’outil sous forme de versions.

Écran des documents

Les répertoires de documents sont accessibles directement dans le menu secondaire

Chaque répertoire est cliquable

Menu secondaire pour document

Avertissement

ProjeQtOr n’intègre pas les fonctionnalités suivantes :

L’indexation en texte intégral des documents, pour rechercher un document à l’aide d’un mot-clé qu’il contient ainsi que l’édition en ligne des documents.

Projet et Produit

Doit concerner soit un projet, un produit, ou les deux.

Si le projet est spécifié, la liste des valeurs du champ « Produit » ne contient que les produits liés au projet sélectionné.

Champ Auteur

Positionné par défaut comme l’utilisateur connecté.

Peut être modifié (par exemple si l’auteur n’est pas l’utilisateur actuel).

Section Verrouillage

Cette section vous permet de gérer le verrouillage des documents afin de les protéger de toute modification ou de l’ajout d’une nouvelle version.

Section verrouillage du document

Lorsqu’un document est verrouillé, les champs suivants sont affichés.

• Verrouillé : case cochée indique que le document est verrouillé.

• Verrouillé par : utilisateur qui a verrouillé le document.

• Verrouillé depuis : date et heure du verrouillage du document.

Lorsque le document est verrouillé, il ne peut pas être téléchargé sauf par l’utilisateur qui l’a verrouillé ou un utilisateur avec des privilèges

Seul l’utilisateur qui a verrouillé le document, ou un utilisateur avec des privilèges peut le déverrouiller

Vous pouvez interdire Paramètres globaux

Gestion des versions de document

Cette section permet de gérer la liste des versions du document.

La gestion des versions de document permet de conserver différentes versions à chaque évolution du document.

Un document peut évoluer et un nouveau fichier est généré à chaque évolution.

Le type de versionnage doit être défini pour un document.

Section versionnage

• Cliquez sur pour ajouter une nouvelle version.

• Cliquez sur pour télécharger le fichier à cette version.

• Cliquez sur pour modifier une version.

• Cliquez sur pour supprimer une version.

• Cliquez sur pour afficher l’historique des approbations pour la version

Astuce

Vous pouvez faire glisser votre fichier directement sur l’écran.

La fenêtre contextuelle « version du document » s’ouvre automatiquement pour vous permettre de déposer votre fichier dans la fenêtre.

Type de versionnage

Un document peut évoluer selon quatre façons définies comme type de versionnage :

Évolutif

• La version est au format standard Vx.y.

• C’est le type de versionnage le plus couramment utilisé.

• Les mises à jour majeures augmentent x et remettent y à zéro.

• Les mises à jour mineures augmentent y.

Chronologique

• La version est une date.

• Ce type de versionnage est couramment utilisé pour les documents périodiques.

• Par exemple : tableaux hebdomadaires.

Séquentiel

• La version est un numéro séquentiel.

• Ce type de versionnage est couramment utilisé pour les documents récurrents.

• Par exemple : comptes rendus de réunion.

Personnalisé

• La version est définie manuellement.

• Ce type de versionnage est couramment utilisé pour les documents externes, lorsque la version n’est pas gérée par l’outil, ou lorsque le format ne peut pas correspondre à un autre type de versionnage.

Visionneuse de documents

• Visionneuse de documents disponible pour les fichiers image, texte et PDF.

• Cliquez sur pour afficher la fenêtre contextuelle.

Note

Glisser-déposer

Vous pouvez faire glisser votre fichier directement sur l’écran.

La fenêtre contextuelle « version du document » s’ouvre automatiquement pour vous permettre de déposer votre fichier dans la fenêtre.

Boîte de dialogue version du document

Note

Le nom du fichier téléchargé sera le nom de référence du document affiché dans la section description.

Si vous souhaitez conserver le nom du fichier téléchargé, définissez le paramètre dans les Paramètres globaux

Champ « Mise à jour »

Choisissez le type de versionnement que vous utiliserez sur le dernier document importé.

Les versions majeures apportent de nouvelles fonctionnalités ou restructurent même complètement le document et seront notées v2 par exemple.

Les versions mineures apportent principalement des corrections de bugs ou des ajouts de fonctionnalités secondaires. Ces versions seront alors notées v2.1 par exemple.

Une version peut avoir un statut brouillon, qui peut être supprimé ultérieurement.

Champ « Est une référence »

Doit être coché lorsque la version est validée.

Une seule version peut être la référence d’un document.

La version de référence est affichée en gras dans la liste des versions.

Champ « Description »

Peut être utilisé pour décrire les mises à jour apportées par la version.

Cette icône apparaît lorsque le champ description est renseigné.

Déplacer la souris sur l’icône affichera le texte de description.

Processus d’approbation

Vous pouvez définir des approbateurs pour un document.

Seuls les utilisateurs affectés au projet lié au document peuvent être ajoutés.

• Cliquez sur pour ajouter un approbateur

• Cliquez sur pour supprimer un approbateur

Les approbateurs

Lorsqu’un approbateur est créé dans la liste, il est également automatiquement ajouté à la dernière version du document.

Lors de l’ajout d’une version au document, les approbateurs sont automatiquement ajoutés à la version.

Chaque approbateur peut voir la liste des documents à approuver sur son écran Aujourd’hui.

Documents à approuver sur l’écran aujourd’hui

Sur l’écran Documents, l’approbateur peut approuver ou rejeter le document.

Tous les approbateurs du document peuvent voir la réponse des autres approbateurs.

Documents à approuver sur l’écran aujourd’hui

Une fois le document approuvé, la ligne est cochée et la date et l’heure de l’approbation sont enregistrées.

Si le document est rejeté, la ligne est alors marquée d’une croix avec la date et la cause du rejet.

Statut d’approbation

Ce statut vous permet de suivre globalement le statut de l’approbation.

Il peut être utilisé dans un filtre, comme tous les autres champs de l’objet document.

calculé selon le statut d’approbation de la dernière version du document et peut prendre les valeurs suivantes :

• Sans approbation : si aucun approbateur n’a été ajouté à la liste des approbateurs

• Rejeté : si au moins un approbateur a rejeté la version du document

• En attente d’approbation : s’il y a au moins un approbateur qui n’a pas approuvé le document et que personne n’a encore rejeté la version du document

• Approuvé : si tous les approbateurs ont approuvé le document.

Note

La recherche rapide n’affiche que les documents qui se trouvent dans des répertoires auxquels l’utilisateur a des droits.

Envoyer un e-mail de rappel aux approbateurs

Envoyer un e-mail aux approbateurs qui n’ont pas encore validé le document.

Ceux qui l’ont déjà validé ne recevront pas cet e-mail.

L’envoi sera effectif si une adresse e-mail a été enregistrée pour l’utilisateur.

Répertoire de documents

La gestion des répertoires de documents permet de définir une structure pour le stockage des documents.

Écran des répertoires de documents

Emplacement

Les fichiers du document seront stockés dans le dossier défini par les paramètres Racine des documents et Emplacement.

• Racine des documents est défini dans l’écran Paramètres globaux.

• L’emplacement est automatiquement défini comme « Répertoire parent » / « Nom ».

• Produit sera la valeur par défaut pour les nouveaux documents stockés dans ce répertoire.

  • Si le projet est spécifié, la liste des valeurs contient les produits liés au projet sélectionné.

  • Si le projet n’est pas spécifié, la liste des valeurs contient tous les produits définis.

• Le Type par défaut sera la valeur par défaut pour les nouveaux documents stockés dans ce répertoire.

Droits d’accès aux répertoires

La liste des documents n’affiche que les documents qui se trouvent dans des répertoires pour lesquels l’utilisateur a des droits de lecture.

Vous pouvez définir les droits d’accès aux documents selon le profil à chaque niveau de l’arborescence des répertoires de documents.

Il n’y a pas de notion d’héritage des droits vers les sous-répertoires.

Vous définissez pour chaque profil le droit CRUD (créer / lire / mettre à jour / supprimer) sur chaque répertoire.

Les droits définis dans l’écran de droits « Accès aux données dépendantes du projet » ne seront utilisés que comme définition des valeurs par défaut lors de la création d’un répertoire.

Voir aussi

Droits sur les documents par répertoire

Note

Notez que si un répertoire est dédié à un projet, le profil utilisé pour l’attribution des droits est le profil de l’utilisateur sur ce projet, sinon c’est son profil par défaut.

L’attribution de droits de modification ou de suppression sans attribution de droits de lecture est incohérente et ne sera pas prise en compte.

Explorateur de documents

L”Explorateur de documents vous permet de centraliser, organiser et visualiser les documents associés à vos projets au sein d’un même espace.

Il offre une vue structurée de tous les dossiers et documents, facilitant le classement et la gestion. Vous pouvez créer des dossiers, ajouter de nouveaux documents, les organiser selon une hiérarchie de dossiers et accéder rapidement aux détails des documents.

Les fonctions sont les mêmes que sur l’écran des documents.

Écran de l’explorateur de documents

L’Explorateur inclut également une visionneuse de documents, vous permettant de visualiser les fichiers pris en charge directement, sans les télécharger ni les ouvrir dans une application externe. Cette fonctionnalité d’aperçu facilite la revue rapide des documents et la navigation entre les pages.

Cet écran constitue un point d’accès unique pour gérer et visualiser la documentation du projet tout en conservant une organisation des fichiers claire et structurée.

Vous pouvez utiliser le glisser-déposer pour déplacer vos documents et répertoires vers un autre emplacement.

Cliquez sur pour basculer l’affichage de la vue détaillée vers la visionneuse de documents.

Cliquez sur pour basculer l’affichage de la visionneuse de documents vers les détails.

Note

Tous les formats ne sont pas disponibles pour l’aperçu.

Affichage

Cliquez sur pour sélectionner les colonnes à afficher dans les répertoires de documents ET dans les documents.

Export global des documents

L’export des documents permet l’extraction des documents au format de fichier .zip.

Le fichier .zip généré sera nommé avec le formatage nomElement_UtilisateurN°ID.zip

Vous pourrez extraire :

• Tous les documents d’un répertoire

• Tous les documents pour un élément donné (projet, activité, ticket, etc.)

• Tous les documents d’un projet et de ses éléments

• Tous les documents d’un projet et de ses éléments incluant les sous-projets et les éléments de ces sous-projets.

Cela inclut les fichiers joints en plus des documents.

Extraire les fichiers pour le projet

Extraction des fichiers de documents pour le projet

• Cliquez sur dans le menu outils de la zone de détails pour ouvrir la fenêtre contextuelle

Extraire le document du projet

Tous les documents liés au projet sélectionné seront exportés.

Noms des fichiers extraits

La préservation du nom n’est active que sur les documents.

Le nom initial conserve le nom exact de votre document.

Le nom formaté récupère la référence du document et la version extraite.

Version extraite pour chaque document

Deux possibilités :

• Dernière version

• Version de référence

Avertissement

La version de référence n’est pas nécessairement la dernière version

Extraire les fichiers des sous-projets

Sans cette option, les sous-projets ne seront pas inclus dans l’extraction.

Extraire les documents des éléments du projet

Chaque élément du projet contenant des documents sera exporté.

Chaque élément aura son propre dossier dans le fichier zip.

Extraire les pièces jointes

Tous les fichiers joints au projet et à ses éléments seront exportés.

Extraire les fichiers pour les répertoires

Extraction des fichiers de documents pour les répertoires

Les répertoires de documents peuvent être extraits dans leur intégralité.

Exemple d’extraction de fichiers pour un répertoire

Lors de l’extraction des répertoires incluant les sous-répertoires, on trouve dans le fichier zip généré uniquement les sous-répertoires contenant des documents.

Extraire les noms de fichiers

La préservation du nom n’est active que sur les documents.

Le nom initial conserve le nom exact de votre document.

Le nom formaté récupère la référence du document et la version extraite.

Extraire la version du document

Deux possibilités :

• Dernière version

• Version de référence

Avertissement

La version de référence n’est pas nécessairement la dernière version

Extraire les sous-répertoires

Sans cette option, les sous-répertoires ne seront pas inclus dans l’extraction.

Extraire pour un élément

Les documents et fichiers joints peuvent être extraits d’un élément.

Extraction des fichiers de documents

Noms des fichiers extraits

La préservation du nom n’est active que sur les documents.

Le nom initial conserve le nom exact de votre document.

Le nom formaté récupère la référence du document et la version extraite.

Version extraite pour chaque document

Deux possibilités :

• Dernière version

• Version de référence

  Avertissement

  La version de référence n’est pas nécessairement la dernière version

Extraire les pièces jointes

Inclure les fichiers joints dans l’extraction

Nomenclature

La désignation du produit dans la nomenclature des documents est possible pour prendre en compte la désignation du produit dans la nomenclature des documents avec les nouveaux codes

• {PROD} désignation du produit

• {PROJ/PROD} le code projet si spécifié, sinon la désignation du produit

• {PROD/PROJ} désignation du produit si spécifié, sinon le code projet